Zakaj na svoj denar čakate dlje, kot je treba?
Idealen scenarij za samostojne podjetnike in lastnike malih podjetij je, da strankam izdajo račun in hitro prejmejo plačilo. Toda vse pogosteje se dogaja, da plačila ne prejmejo v dogovorjenem plačilnem roku. Obstaja 8 razlogov, zakaj podjetja na svoj denar čakajo dlje, kot je treba, vsi pa se nanašajo na nepravilno izdajanje računov, ki se mu je mogoče izogniti.
1. Ime podjetja manjka ali je napačno
Prejemnik računa mora biti jasno označen. Sliši se enostavno, vendar pogosto pozabimo, da naziv podjetja nista samo ime in naslov, ampak mora biti navedena tudi njegova pravna oblika. Torej, če na primer le pošljemo račun na "XY" namesto na "XY d.o.o. ", nam ga bodo hitro vrnili. Seveda pa mora biti ime podjetja točno in pravilno navedeno.
2. Natančen opis storitve
Verjetno podjetja le malokrat pozabijo navesti storitev, ki so jo opravili, ampak so velikokrat te informacije na računu nejasne . Na primer "dobava blaga" kot opis storitve ne zadostuje. Nekaj v smislu, kot je "tehnično svetovanje in preverjanje", ni dovolj, sprejemljivi pa so izrazi, kot je npr. "dostava cvetja". Če obstaja dvom, je bolje biti preveč kot premalo natančen.
3. Obvezno zaporedna številka računa
Naziv prejemnika in opis storitve morata biti pravilno zabeležena. A to še ni dovolj, prav tako morajo biti računi, v izogib dvojni izdaji, oštevilčeni zaporedno. Kljub temu lahko ponovno uporabimo isto številko, če dokumente z računi razdelimo na različne tipe, npr. glede na vrste izdelkov ali regijo. Račun z oznako "1_2019_dostava lesa" je torej pravilno izdan račun.
4. Napačno navedena davčna stopnja
V veliko primerih podjetja ne le, da pozabijo v celoti navesti davčno stopnjo, ampak jo tudi napačno določijo. Če davek napačno navedemo in je ta previsok, je to znesek, ki ga bomo morali naknadno plačati pristojnemu davčnemu uradu.
Vemo, da je v Sloveniji standardna davčna stopnja 22%, primeri blaga in storitev, kjer pa se obračuna davek po 9,5% so: hrana in priprava jedi v okviru gostinske dejavnosti, dobava vode, določena zdravila, manjša popravila, frizerske storitve itd.
5. Dobropisi in popusti niso jasno razvidni
Ste odobrili dobropise ali popuste? Če pogodbenemu partnerju izdate dobropis, morate izdati račun za dobropis. V kolikor odobrite t.i. »rabat«, ali popust, ga je treba vključiti v račun in jasno navesti.
6. Digitalni računi v napačni obliki
Ne glede na to, ali ste samostojni podjetnik, lastnik malega, srednje velikega ali velikega podjetja, vam ni treba več izdajati tiskanih računov v fizični obliki. Računi v wordovi ali excelovi obliki veljajo za nesprejemljive, ker lahko prejemnik račune popravlja. Računi v PDF obliki so splošno sprejeti, za večjo varnost pa je treba uporabiti bolj zanesljivo obliko PDF-a.
7. Ni določenega postopka za popravljene račune
Če v knjigo računov napačen račun še ni bil vpisan, ga lahko preprosto ponovno pošljemo. V nasprotnem primeru ga moramo pisno preklicati (stornacija, dobropis) in ponovno vnesti vse podatke, ki so bili v prvotnem računu. Nato moramo izdati drugega, pravilnega z novo zaporedno številko.
8. Obdobje hrambe ni pravilno izračunano
Na koncu postopka izdajanja računov se skriva še ena past – obdobje hrambe. Če pristojen davčni urad revidira podjetje, morajo biti na voljo vsi računi v zadnjih 10-ih letih, sicer bo davčni urad odmeril dolgovani davek. To obdobje se izračuna glede na konec obračunskega obdobja. Torej moramo račun z dne 1. januarja 2012 hraniti ne le do 1. januarja 2022, temveč do 31. decembra 2022.
Nasvet: pri izdajanju računov poglejte širšo sliko
Ali pa je račun na dnu embalaže poslanega izdelka in je nenamerno odložen skupaj z oblazinjenim materialom - saj je za nosilce dejavnosti to dodatno delo, ki so se mu izognili.